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En cuestión de negocios, el tiempo es nuestro principal activo sin importar a que te dediques. Por eso administrarlo puede ser nuestro peor enemigo o nuestro mejor aliado, aquí te dejamos unas técnicas.

1. Planifique su día con anticipación

La planificación es la primera, la mejor y más probada de todas las técnicas de gestión del tiempo. En primer lugar, porque ayuda a organizar adecuadamente su trabajo. En segundo lugar, porque te brinda una visión detallada de todas las cosas que debe hacer. Si puedes planificar tus tareas diarias, semanales o mensuales, el resto es fácil.

Hay muchas formas de planificar y organizar tu trabajo:

  • Calendarios elegantes y organizadores personales
  • Aplicaciones y herramientas, por ejemplo, Trello, Evernote, Google Calendar, etc.
  • Notas post-it y blocs de notas.

3. Encuentra tu zona de productividad

Algunas personas son madrugadoras, mientras que otras son noctámbulos. Todos somos diferentes y nos gusta trabajar en diferentes partes del día … o de la noche.

Levántate muy temprano si eres más productivo por la mañana. O quédate despierto hasta tarde en la noche si prefieres trabajar en la oscuridad. Pero no te obligues a cambiar sus hábitos solo porque se dice que alcanzamos la productividad a ciertas horas. Lo que sea que funcione para algunas personas, puede no funcionar para ti.

4. Comete la Rana!!

Mark Twain dijo: «Si es tu trabajo comer una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si es tu trabajo comer dos ranas, es mejor comer primero la más grande «.

Se trata de priorizar. Haga los proyectos más importantes a primera hora de la mañana y, cuando haya terminado, cambie a los menos pertinentes. Le ayudará a organizar mejor el flujo de trabajo y se volverá eficiente.

5. Tome descansos regulares

Trabajar en un proceso continuo puede traerle más daño que bien. Necesitamos descansos para que nuestro cerebro pueda actualizarse y luego reenfocarse en el trabajo.

Puedes usar la técnica de pomodoro o dar un paseo corto. Lee un capítulo de tu libro favorito o prepara una taza de café. Tómate un descanso para aumentar sus técnicas de gestión del tiempo y sentirse renovado. Esto te dará un aumento significativo de la productividad.

6. Diga «no» y delegue

Todos tienen sus límites. Simplemente no podemos hacer todo lo que la gente quiere que hagamos. Conducirá al agotamiento y la ansiedad laboral. Por eso es tan importante ser asertivo y decir «no» cuando la gente quiere asignarle tareas adicionales.

Recuerde, no hay nada de malo en negarse a hacer cosas que no puede hacer. Además de delegar tareas. Especialmente si hay alguien que pueda hacer el trabajo mejor que tú.

7. Centrarse y bloquear las distracciones.

Notificaciones, mensajes emergentes, correos electrónicos, colegas que hablan constantemente con usted. Todo aleja su atención del trabajo.

Hay muchas formas de mantenerse enfocado. Puedes guardar tu teléfono, desactivar las notificaciones de redes sociales o bloquear sitios web que te distraigan. Pero la mejor manera es concentrarse y hacer lo que tiene que hacer. Vale la pena limitar al mínimo su presencia en las redes sociales porque toma mucho tiempo y no aporta mucho valor a su vida.

8. Objetivos

Establezca objetivos y sabrá exactamente en qué dirección se dirige. Los objetivos son parte del proceso de organización, pero son extremadamente importantes en la gestión del tiempo.

Los objetivos marcan tu camino para alcanzar el éxito. Son los peldaños en el líder a la cima. Las metas determinan los principales objetivos, prioridades y visión de su organización.

9. Nada de «MultiTasking»

A menudo veo ofertas de trabajo que establecen la multitarea como una de las habilidades clave del candidato. Pero es mejor tirar esa oferta directamente a la basura. La verdad es que la multitarea daña nuestro cerebro.

Parece que hacer malabares con varias tareas a la vez es una excelente técnica de gestión del tiempo. De hecho, disminuye drásticamente la productividad. El estudio realizado en la Universidad de Stanford ha demostrado que «cuando son [multitarea] en situaciones en las que hay múltiples fuentes de información provenientes del mundo externo o que salen de la memoria, no pueden filtrar lo que no es relevante para sus Meta actual. El hecho de que no se filtre significa que se ralentizan por esa información irrelevante «.

10. Asigna tu tiempo

¿Sabes cuánto tiempo pasas en tareas particulares? Ves! Probablemente se encuentre entre la mayoría de las personas que no tienen idea de cómo se ve su trabajo diario en términos de horas de trabajo.

Si sabes cuánto tiempo dedicas a tareas, proyectos y diferentes actividades, podrás organizar mejor tu jornada y flujo de trabajo. La forma más sencilla de hacerlo es usar un software de seguimiento de tiempo. Te ayudará a predecir con precisión las estimaciones futuras y a asignar mejor su tiempo.

11. Crea una rutina matutina

¿Qué es lo primero que haces cuando te levantas? Si está haciendo una cama, estás en el camino correcto. Pero si está revisando las redes sociales, lo estás haciendo mal.

Tener tu propia rutina matutina sin duda te dará energía para el resto del día. Es lo primero que haces en la mañana que determina los resultados que lograrás durante el día. Intenta hacer tu cama, luego toma un desayuno saludable y abandona las redes sociales para el final del día.

 

12. Herramientas, herramientas, herramientas.

En el mundo altamente desarrollado de hoy, las herramientas son una parte inseparable de nuestro trabajo. Si desea poder utilizar plenamente las técnicas de gestión del tiempo, debe implementar lo siguiente en su trabajo diario:

software de seguimiento de tiempo: lo ayuda a realizar un seguimiento del tiempo de tu trabajo y controlar todos los proyectos y números.
lista de tareas: le permite programar y planificar su semana laboral;
software de gestión de proyectos: muchas herramientas de seguimiento de tiempo tienen la función de gestión de proyectos. Úselo para administrar mejor sus proyectos y clientes;
herramientas de comunicación – Skype, Slack, Zoom, etc. – son cruciales para la transferencia interna y externa de comunicación;
aplicaciones útiles para crear hábitos: puede ser un calendario simple, pero si es exigente, pruebe Habitica. ¡La aplicación te ayuda a alcanzar tus objetivos y te motiva de una manera divertida!
aplicaciones de técnicas de gestión del tiempo

13. Recompénsate

¿Terminaste la tarea o el proyecto en el que estabas trabajando? Bien, ahora tómate un descanso y haz algo por ti mismo. Beba una taza de café, escuche su música favorita o llame a su amigo.

Las pequeñas recompensas son una excelente manera de motivarte. Le recuerda un poco a un conejo persiguiendo la zanahoria atada a su nariz. Puede parecer un poco extraño, pero cuando pienses en la satisfacción y la alegría que sentirás después de completar tu trabajo, descubrirás que vale la pena.

14. Comunicarse

La comunicación adecuada puede ahorrarle mucho tiempo. Si no transmite claramente sus planes, intenciones o requisitos, las personas no entenderán sus tareas. Y eso conducirá a conflictos y malentendidos.

Además, no olvide utilizar herramientas y aplicaciones especiales para mejorar la comunicación entre usted y su equipo o clientes. Es una forma fácil, rápida y conveniente de transferir mensajes.

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